Datenschutzerklärung

(SaaS-Plattform Guestastic inkl. Zendesk & Chatbot „Guesty“)

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

Reach Rocker GmbH
Westerlooger Straße 12
26607 Aurich
Deutschland

E-Mail: hi@guestastic.com
Telefon: 04947/509757

2. Allgemeine Hinweise zur SaaS-Plattform „Guestastic“

Guestastic ist eine cloudbasierte Softwarelösung (SaaS) für Clubs, Veranstalter und Eventbetreiber zur Verwaltung von:

  • Ticketverkäufen

  • Gästedaten

  • Loungereservierungen

  • Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen

  • Auswertungen und Analysen

Je nach Nutzungskontext können wir dabei entweder:

  • selbst Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO sein oder

  • als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO für unsere Mandanten (Clubs / Veranstalter) tätig werden.

Im Falle einer Auftragsverarbeitung erfolgt die Datenverarbeitung ausschließlich auf Grundlage eines gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrags.

3. Rollenverteilung bei Nutzung durch Clubs / Veranstalter

a) Wenn Veranstalter Guestastic nutzen

Der jeweilige Veranstalter ist Verantwortlicher für:

  • Ticketkäuferdaten

  • Gästedaten

  • Newsletter- und Marketingmaßnahmen

  • Veranstaltungsbezogene Kommunikation

Guestastic (Reach Rocker GmbH) handelt in diesem Fall als Auftragsverarbeiter.

b) Bei Nutzung unseres eigenen Supports oder unserer Website

Bei Nutzung unseres Supports, Helpcenters oder Chat-Systems sind wir selbst Verantwortlicher.

4. Einsatz von Zendesk (Support- & Ticketsystem)

Zur Bereitstellung unseres Support-Systems, unserer Wissensdatenbank sowie unseres Chat-Systems verwenden wir:

Zendesk, Inc.
989 Market Street
San Francisco, CA 94103
USA

Zendesk wird als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.
Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag wurde abgeschlossen.

Zweck der Verarbeitung

  • Bearbeitung von Supportanfragen

  • Verwaltung von Tickets

  • Dokumentation von Kommunikationsverläufen

  • Bereitstellung eines Helpcenters

  • Qualitätssicherung

  • Missbrauchsvermeidung

Verarbeitete Daten

  • Name

  • E-Mail-Adresse

  • Unternehmensname

  • Kommunikationsinhalte

  • IP-Adresse

  • technische Verbindungsdaten

  • Zeitstempel

5. Einsatz des Chatbots „Guesty“

Auf unserer Website sowie innerhalb der Plattform setzen wir den Chatbot „Guesty“ ein.

Der Chatbot dient:

  • der automatisierten Beantwortung von Supportanfragen

  • der strukturierten Weiterleitung an den Support

  • der Recherche innerhalb unserer Wissensdatenbank

Eingegebene Inhalte werden verarbeitet und zur Qualitätssicherung gespeichert.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Nutzer können jederzeit eine manuelle Bearbeitung verlangen.

6. Ticket- und Gästedaten innerhalb der SaaS-Plattform

Bei Nutzung von Guestastic durch Veranstalter werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

  • Vor- und Nachname

  • E-Mail-Adresse

  • Zahlungsdaten (über angebundene Zahlungsdienstleister)

  • Ticketinformationen

  • Eventhistorie

  • ggf. Adressdaten

  • Kommunikationsdaten

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Auftrag des jeweiligen Veranstalters.

7. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z. B. Newsletter oder Chat-Nutzung)

  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und effizientem Betrieb der Plattform)

8. Datenübermittlung in Drittländer

Zendesk, Inc. hat seinen Sitz in den USA. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland kann daher erfolgen.

Zendesk verwendet geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln.

Weitere eingesetzte Dienstleister können ebenfalls in Drittländern ansässig sein. In diesen Fällen stellen wir durch geeignete Maßnahmen sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht.

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie:

  • dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist

  • gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen

  • berechtigte Interessen dies erfordern

Ticket- und Supportdaten können aus Nachweis- und Dokumentationsgründen archiviert werden.

10. Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet Cookies.

Im Zusammenhang mit Zendesk und dem Chatbot können funktionale Cookies gesetzt werden, die:

  • Chat-Sitzungen speichern

  • Nutzer wiedererkennen

  • Support-Funktionen ermöglichen

Diese werden über ein entsprechendes Cookie-Banner gesteuert.

11. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten zu schützen, insbesondere:

  • SSL-/TLS-Verschlüsselung

  • rollenbasierte Zugriffskontrollen

  • Zugriffsbeschränkung auf autorisierte Personen

  • regelmäßige Sicherheitsupdates

12. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene haben folgende Rechte:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)

  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

  • Löschung (Art. 17 DSGVO)

  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Anfragen sind zu richten an:
hi@guestastic.com

13. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.